UPDATE. Prelungire termen. 9.02.2021. Anunț selecție ofertă pentru servicii de contabilitate

25 ianuarie 2021

UPDATE: Noul termen de depunere a ofertelor este 9.02.2021, ora 15,00

Baroul Cluj și Filiala CAA Cluj demarează procedura de selecție de oferte în vederea încheierii unui contract de prestări servicii de contabilitate cu o entitate societate comercială sau persoană fizică autorizată, prestatorul selectat urmând să deservească ambele entități contractante.

Activitatea celor două entități beneficiare pentru care se solicită ofertele este următoarea:

1. Precizarea volumului de activitate și a programelor folosite în prezent de beneficiari:

  • Pentru evidența contabilă generală entitățile folosesc programul SAGA (începând cu 1.01.2021)
  • Numărul aproximativ al membrilor entităților (incluzând pensionarii) este de 1.500 de persoane
  • Din softul de gestiune internă al avocaților se procesează zilnic operațiunile în programul SAGA. Entitățile dețin registrele contabile impuse de legislație
  • Numărul mediu de operațiuni contabile lunare evidențiate în registrul jurnal al entităților este, prin raportare în total la anul 2020, următorul: Barou – 624 O.P.-uri, 2478 O.P.-uri oficii, 141 – dispoziții de plată; Filiala CAA – 2340 O.P.-uri, 95 dispoziții de plată, plus operațiuni diverse necuantificate.
  • Categoriile de operațiuni existente în mod curent:
    • venituri:  încasări din cotizații (sumă fixă pentru Barou, sumă procentuală pentru Filiala CAA, venituri din alte surse)
    • plăți: salarii, indemnizații lunare, prestații colaboratori externi (IT, pază, salubritate, birotică etc.), pensii, oficii, utilități
  • Mijloace fixe supuse amortizării: amortizarea clădirii noului sediu și alte mijloace fixe de valoare mai redusă
  • Numărul de persoane angajate pentru care se întocmește lunar stat de salarii: 13 persoane, total pentru ambele entități
  • Existența altor tipuri de colaborări cu persoane fizice care presupun,  din punct de vedere fiscal, abordări diferite față de impunerea veniturilor din salarii: Indemnizații decan, prodecan, consilieri (13), membri ai comisiei de disciplină (5), membri ai comisiei de cenzori (3), directori SAJ (5)
  •  Tipurile de raportări solicitate de organele de conducere ale entităților și periodicitatea acestora:
    • Pentru Barou: lunar, situațiile financiare a 3 entități (Barou, Filiala CAA, INPPA); anual, proiect de buget; alte raportări solicitate ocazional.
    • La Filiala CAA: lunar, situațiile financiare ale Filialei CAA; anual, proiect de buget; alte raportări solicitate ocazional; deconturi lunare și decont anual pentru CAA.

2. Activitatea pentru care se solicită oferta, conform celei desfășurate în prezent de actualul prestator cuprinde:

  • organizarea și supravegherea, în conformitate cu prevederile legale, a contabilității
  • verificarea, emiterea, înregistrarea și întocmirea în mod corect și la timp a documentelor contabile
  • depunerea la organele fiscale abilitate a declarațiilor cu caracter fiscal, obligatorii
  • întocmirea prognozelor și scenariilor financiare pentru activitatea beneficiarilor
  • certificarea și contrasemnarea documentelor contabile emise
  • verificarea și semnarea contractelor care implică beneficiarii din punct de vedere financiar
  • urmărirea și asigurarea încasării la timp a facturilor emise de beneficiari
  • urmărirea și asigurarea efectuării plăților datorate de beneficiari
  • întocmirea și semnarea statelor de plată și a fișelor fiscale
  • coordonarea și verificarea inventarieri anuale a patrimoniului
  • ținerea și utilizarea registrelor contabile în concordanță cu destinația acestora
  • reconstituirea documentelor contabile, în caz de pierdere, sustragere sau distrugere
  • colaborarea cu membrii conducerii beneficiarilor și salariaților acestora
  • întreținerea relațiilor cu instituțiile financiare, bancare și de credit
  • întocmirea de rapoarte, informări sau referate la solicitarea beneficiarilor
  • rezolvarea promptă a altor sarcini transmise de beneficiari
  • întocmirea registrului de evidență al salariaților – REVISAL și transmiterea acestuia în format electronic la ITM

Este necesar de știut că niciuna dintre cele două entități nu desfășoară activități economice și nu sunt plătitoare de TVA.

Termenul limită de depunere a ofertelor este 1 februarie 9 februarie 2021, ora 15,00. Acestea se transmit pe adresa de e-mail: contact@baroul-cluj.ro. Ulterior, o comisie comună a celor două entități va analiza ofertele și va selecta prestatorul agreat.